De PDCA-cyclus en de meest gemaakte fout bij het gebruik hiervan
De PDCA-cyclus, oftewel de Plan-Do-Check-Act cirkel van Deming. Kom je tegen bij ISO 9001-, ISO 14001-, VCA-, VCU-, CO2 prestatieladder- & Veiligheidsladdercertificeringen, en is een uitstekend middel om continue verbetering binnen je organisatie te implementeren. Toch wordt deze PDCA-cyclus niet altijd op een juiste manier gebruikt. Sterker nog, geregeld zie ik één cruciale fout terugkomen die al de tijd en energie om te komen tot continue verbetering is gestoken, tenietdo. et. Welke fout dat is en hoe je deze in de toekomst kan voorkomen, zal hieronder duidelijk worden.
Voordat ik echter daarop in ga, kort iets over de historie van de PDCA-cyclus. Uitleg over de werking van de vier verschillende stappen van deze cyclus (Plan-Do-Check-Act). Om vervolgens te komen bij de meest gemaakte fout bij het gebruik van deze tool en de oplossing om deze fout en veel verspilde tijd en energie te voorkomen.
De historie van de PDCA-cyclus
De PDCA-cyclus begint in 1939 bij W. A. Shewhart die als eerste het drie-staps-proces van specificatie, productie en inspectie introduceerde, ook wel de Shewhart cycle genoemd.
Maar echte bekendheid krijgt de PDC-cyclus door Dr. D. Edwards Deming. Een Amerikaanse engineer en managementconsultant die begin jaren 50 de Shewhart cycle zo aanpaste dat de Deming circle of het Deming Wheel ontstaat.
In deze nieuwe versie wordt door Deming grote nadruk gelegd op de constante interactie tussen de vier stappen van de Deming circle om te komen tot continue verbetering. Uiteindelijk is de, daar de ons nu bekende, Plan-Do-Check-Act cyclus uit ontstaan. Waarbij de vier stappen van de PDCA-cyclus altijd in interactie met elkaar staan en elkaar altijd opvolgen. De ene cyclus begint waar de vorige is geëindigd.
De vier stappen van de PDCA-cyclus uitgelegd
Hieronder zal ik kort de verschillende stappen toelichten en zal ik de stappen verder proberen te verduidelijken met een voorbeeldcasus waarom de verschillende stappen van de PDCA-cyclus worden doorlopen.
Stap 1: Plan
De eerste stap van de PDCA-cyclus is de “Plan” stap. Dit is niets meer en niets minder dan een plan met de doelen die je wilt realiseren.
Het plan in ons voorbeeld is: Het komende jaar willen wij de gemiddelde marge op onze projecten van 10% naar 12% verhogen door de “directe” materiaalkosten af laten nemen. Dit is een stijging van 20% van onze marge en dit gaan wij bereiken door:
- Voor alle inkopen > € 10.000 bij minimaal 3 leveranciers een offerte op te vragen in de calculatiefase.
- Wanneer de opdracht door de opdrachtgever aan ons verstrekt is, altijd te onderhandelen met onze leverancier over een korting op de eerder opgevraagde offerte.
Stap 2: Do
De tweede stap van de PDCA-cyclus is de “Do” stap. Voer het plan van stap 1 uit.
In ons voorbeeld zou dit uiteindelijk niets anders beteken dan het uitvoeren van de hierboven beschreven twee stappen om te komen tot de verbetering van de projectmarge met 20%.
Stap 3: Check
De derde stap van de PDCA-cyclus is de “Check” stap. Controleer of de resultaten van de uitvoering overeenkomen met de “geplande” resultaten.
In ons voorbeeld meten wij hiervoor de gemiddelde marge van alle projecten aan de eind van het jaar. Is deze gestegen van 10% naar 12% en is de stijging veroorzaakt door een afname van de “directe” materiaalkosten?
Stap 4: Act
De vierde stap van de PDCA-cyclus is de “Act” stap. Neem, bij afwijkingen die geconstateerd zijn bij de “Check” stap, maatregelen om het doel alsnog te bereiken
In ons voorbeeld zou dit kunnen betekenen dat wij, wanneer we gemeten hebben dat de marge niet van 10% naar 12% is gestegen, maar naar 11,8%, actie moeten nemen om:
- Te analyseren en evalueren waarom we deze 0,2% margestijging niet hebben behaald.
- Op basis van deze analyse en evaluatie een plan ,moeten opstellen om ons gestelde doel komend jaar wel te halen.
En zo zijn wij bij het eind van stap 4, de “act”, weer teruggekomen bij stap 1: de “plan” stap. Om vervolgens weer bij deze stap van de PDCA-cyclus te beginnen en zo de verbetering voor de organisatie continue voort te zetten.
Zoals geschetst is deze PDCA-cyclus, in het kort, een sterke en goede tool om continue verbetering binnen een organisatie te implementeren en voort te zetten. Echter, geregeld zie ik één cruciale fout terugkomen die al de tijd en energie die in het gebruik van de PDCA-cyclus is gestoken, tenietdoet.
De meest gemaakte fout bij gebruik van de PDCA-cyclus
Nu kort is uitgelegd hoe de PDCA-cyclus werkt, is van belang stil toe staan bij de meest gemaakte fout bij het gebruik van deze continue verbetermethode. Een fout die al voorgaande werk teniet doet.
Wil je weten wat dat is, klik dan op de volgende link: “de meest gemaakte fout in de PDCA-cyclus“.
Meer weten over de PDCA-cyclus?
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande andere vragen over de PDCA-cyclus, het implementeren hiervan in je organisatie of het goed bijhouden hiervan, neem dan geheel vrijblijvend contact op.
5-stappen certificatiesysteem
Om een organisatie te laten certificering heeft cresco-consultancy een 5-stappen certificatie methode ontwikkeld. Met deze methode is de adviseur van cresco-consultancy in staat het MKB tegen nagenoeg elke gewenste norm te laten certificeren.
Contact
Wil je meer weten hoe een ISO 9001 certificeringstraject van cresco-consultancy eruit ziet, neem dan, contact op! Een ervaren adviseur staat je graag en geheel vrijblijvend te woord om de vragen met betrekking tot deze certificering te beantwoorden.