Wat is een interne audit ISO 14001?
Een interne audit ISO 14001 is een interne controle om te onderzoeken of je voldoet aan de eisen vanuit de ISO 14001 norm. Ben je als organisatie tegen de ISO 14001 norm gecertificeerd, dan is het jaarlijks (laten) uitvoeren van een interne audit zelfs een verplichting.
Wil je enkel in duidelijke taal lezen wat er precies geeist wordt in de ISO 14001 norm. Lees dan het artikel: “Alle ISO 14001 eisen simpel uitgelegd op één A4’tje”
Wat is het doel van de ISO 14001 audit
Het doel van een interne audit ISO 14001 is om te onderzoeken en vast te stellen of het milieumanagementsysteem voldoet aan eisen die de organisatie zichzelf heeft opgelegd en of dat zij voldoet een de eisen vanuit de ISO 14001 norm.
Daarnaast is een interne audit ook een belangrijke managementtool. Een interne audit geeft de organisatie informatie over mogelijke afwijkingen in het proces (medewerkers doen niet wat met ze is afgesproken of wij voldoen niet aan milieuwet- en regelgeving). Daarnaast biedt het ook mogelijkheden tot verbeteringen voor de organisatie (medewerkers komen met voorstellen om de milieuprestaties van de organisatie te verbeteren). Met een interne audit kijk je met elkaar naar wat niet goed gaat en wat mogelijk beter kan.
Wie voert een interne audit uit (binnen het MKB)?
Een interne ISO 14001 audit wordt, zoals de term aangeeft, uitgevoerd door iemand vanuit de eigen, “de interne” organisatie. Dit in tegenstelling tot een externe audit. Dat is een audit die wordt uitgevoerd door iemand van een certificerende instelling.
Dit geldt niet altijd voor het MKB.
Het MKB heeft namelijk niet altijd een medewerker tot zijn beschikking die een interne audit uit kan voeren. Het is namelijk niet iets is, dat je er zomaar even bij doet. Voor een interne audit is de nodige kennis, expertise en ervaring vereist.
Omdat binnen het MKB het uitvoeren van een interne audits, over het algemeen geen functie is, die meer dan 8 uur per maand in beslag neemt, is het erg moeilijk om deze kennis en werkervaring op te bouwen. Daarom zie je bij veel MKB-bedrijven dat zij het uitvoeren van een interne audit uitbesteden aan een extern adviseur. Deze extern adviseur voert een interne audit uit ware hij/zij een eigen interne medewerker.
Op deze manier heb je een interne audit die voldoet aan alle eisen, maar maak je wel gebruik van de kennis, expertise en werkervaring van de extern adviseur.
Ook cresco-consultancy biedt deze dienst aan. Onze adviseurs kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van deze interne audits, maar daarnaast zouden zij ook ingeschakeld kunnen worden voor het opleiden van uw eigen interne auditoren. Heeft u hier vragen over, neem dan geheel vrijblijvend contact op.
Hoe gaat een audit in zijn werk?
Los van wie een interne audit ISO 14001 uitvoert. De eigen medewerker of de adviseur. De wijze waarop de audit uitgevoerd wordt, zou nagenoeg hetzelfde moeten zijn. In het kort werkt een interne audit op de volgende manier:
De voorbereiding
De auditor (persoon die de audit gaat uitvoeren) en de auditee (de persoon die ge-audit wordt) spreken een moment af waarop de audit plaats gaat vinden. Voorafgaand aan deze afspraak bereidt de auditor zich voor. Hij zorgt dat hij op de hoogte is van de interne afspraken/ procedures en de eisen die worden gesteld vanuit de ISO 14001 norm.
De uitvoering
Voor de uitvoering van de audit is het noodzakelijk dat de auditor objectief kan vaststellen of de interne afspraken/ procedures en de eisen die worden gesteld vanuit de ISO 14001 norm worden nageleefd. Het is daarom zinvol om op de werkplek van de geauditeerde af te spreken.
Doormiddel van antwoorden en objectieve bewijzen die de geauditeerde laat zien, stelt de auditor vast of voldaan wordt aan de eisen vanuit de norm.
Van groot belang hierin is de aantoonbaarheid. Een auditor mag niet afgaan op de “blauwe ogen” van de geauditeerde, maar moet daadwerkelijk zien en vaststellen, op basis van bewijs, dat het ook op die manier is uitgevoerd.
Van alles wat de auditor ziet maakt hij/zij aantekeningen, die later in een intern auditrapport zullen worden opgenomen.
Lopen de auditor en de geauditeerde tegen zaken die niet gaan zoals vastgelegd, dan bespreken zij waarom dat het geval is. Is dat omdat er geen tijd voor was, is het vergeten of, is het niet op die manier uitgevoerd omdat de geauditeerde een nieuwe en mogelijk verbeterde werkwijze heeft, waarop de werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden.
Heeft de auditor antwoord gekregen op alle vragen die hij/zij had, dan worden kort de bijzonderheden van de audit met elkaar doorgesproken, zodat niemand later voor verassingen komt te staan.
De afronding
Voor de afronding van de audit werkt de auditor het auditrapport uit. Wat heeft hij/zij gezien en waar zijn er afwijkingen en mogelijke verbeteringen waargenomen. Vervolgens kan op basis van de bevindingen een aantal aanbevelingen, maar ook afwijkingen in het rapport worden opgenomen .
Dit rapport bespreekt hij/zij vervolgens met de directie. Deze kan op basis van de bevindingen acties uitzetten om afwijkingen weg te nemen of de verbeteringen door te voeren. Denk hierbij aan:
- Acties in gang zetten om de milieudoelstellingen toch te behalen
- Instructies aan de medewerkers verbeteren.
- Medewerkers erop aan spreken dat zij moeten werken zoals is afgesproken.
Het resultaat van een goed ISO 14001 intern audit systeem?
Wanneer je het bovenstaande op de juiste manier uitvoert (zelf of door een adviseur), dan is het resultaat:
- Een beeld of de milieu wet- en regelgeving wordt beheerst.
- Inzicht in verbeteringen om de milieuprestaties te verbeteren.
- Medewerkers die scherp zijn op de interne afspraken die zijn gemaakt.
- Een meetmiddel om te controleren of afspraken worden nagekomen.
- Of je voldoet aan eisen gesteld door de ISO 14001 norm.
Vragen over het uitvoeren van de interne audit aan cresco-consultancy?
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over de interne audit, of wil je meer weten over het onderwerp, neem dan geheel vrijblijvend contact op.
5-stappen certificatiesysteem
Om een organisatie te laten certificering heeft cresco-consultancy een 5-stappen certificatie methode ontwikkeld. Met deze methode is de adviseur van cresco-consultancy in staat u tegen nagenoeg elke gewenste norm te laten certificeren.
Contact
Wilt u meer weten hoe een ISO 14001 certificeringstraject van cresco-consultancy eruit ziet, neem dan, contact op! Een ervaren adviseur staat je graag en geheel vrijblijvend te woord om jullie vragen met betrekking tot deze certificering te beantwoorden.