Wat is een interne audit ISO 9001?
Een interne audit ISO 9001 is een interne controle om te onderzoeken of je voldoet aan de eisen zoals deze in de ISO 9001 norm worden gesteld. Ben je als organisatie tegen de ISO 9001 norm gecertificeerd, dan is het jaarlijks (laten) uitvoeren van een interne audit zelfs een verplichting.
Wil je eerst zelf in duidelijk taal lezen wat er precies geeist wordt in de ISO 9001 norm. Lees dan het artikel: “Alle ISO 9001 eisen simpel uitgelegd op één A4’tje”
Wat is het doel van de ISO 9001 audit
Het doel van een interne audit ISO 9001 is om te onderzoeken en vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan kwaliteitseisen die de organisatie zichzelf heeft opgelegd en of dat zij voldoet een de eisen vanuit de ISO 9001 norm.
Daarnaast de een interne audit ook een belangrijke managementtool. Een interne audit geeft de organisatie informatie over mogelijke verbeteringen in de organisatie en werkwijzen. Want het is leuk om vaststellen dat je voldoet aan de reeds intern opgelegde afspraken, maar daar kom je als organisatie niet veel verder mee. Het is veel interessanter om doormiddel van een interne audit gezamenlijk te kijken naar verbeteringen binnen de organisatie, in de interne processen en het verbeteren van de kwaliteitsprestaties van de eigen organisatie.
Wie voert een interne audit uit (binnen het MKB)?
Een interne ISO 9001 audit wordt, zoals de term aangeeft, uitgevoerd door iemand vanuit de eigen, “de interne” organisatie. Dit in tegenstelling tot een externe audit. Dat is een audit die wordt uitgevoerd door iemand van buiten de eigen organisatie komt.
Dit gaat echter regelmatig niet op voor het MKB.
Dit heeft ermee te maken dat het uitvoeren van een interne audit niet iets is dat je er zomaar even bij doet. Dit is iets wat de nodige kennis, expertise en ervaring vereist.
En omdat binnen het MKB het uitvoeren van een interne audits, over het algemeen geen functie is, waar meer dan 8 uur per maand aan besteed hoeft te worden, is het erg moeilijk om deze kennis en werkervaring op te bouwen. Daarom zie je bij veel MKB-bedrijven dat zij het uitvoeren van een interne audit uitbesteden aan een extern adviseur. Deze extern adviseur voert een interne audit uit ware hij/zij een eigen interne medewerker.
Op deze manier heb je interne audit die voldoet aan alle eisen, maar maak je wel gebruik van de kennis, expertise en werkervaring van de extern adviseur.
Ook cresco-consultancy biedt deze dienst aan. Onze adviseurs kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van deze interne audits, maar daarnaast zouden zij ook ingeschakeld kunnen worden voor het opleiden van uw eigen interne auditoren. Heeft u hier vragen over, neem dan geheel vrijblijvend contact op.
Hoe gaat een audit in zijn werk?
Los van wie een interne audit ISO 9001 uitvoert. De eigen medewerker of de ingehuurde adviseur. De wijze waarop de uitgevoerd wordt, zou nagenoeg hetzelfde moeten zijn. In het kort werkt een interne audit op de volgende manier:
De voorbereiding
De auditor (persoon die de audit gaat uitvoeren) en de auditee (de persoon die ge-audit wordt) spreken een moment af waarop de audit plaats gaat vinden. Voorafgaand aan deze afspraak bereidt de auditor zich voor. Hij zorgt dat hij op de hoogte is van de interne afspraken/ procedures en de eisen die worden gesteld vanuit de ISO 9001 norm.
Hij kan deze voorbereiding gebruiken om de vragen die hij wil stellen uit te werken op papier. Dit is, zeker in het geval dat de auditor beperkte ervaring heeft, verstandig om te doen. De ervaring leert namelijk dat het interview wel eens een richting op zou kunnen die je vooraf niet hebt ingecalculeerd. Een uitgewerkte vragenlijst draagt er in zo’n geval zorg voor dat je altijd weer makkelijk naar de kern toe kan.
De uitvoering
Voor de uitvoering van de audit is het noodzakelijk dat de auditor objectief kan vaststellen of de interne afspraken/ procedures en de eisen die worden gesteld vanuit de ISO 9001 norm worden nageleefd. Het is daarom zinvol om op de werkplek van de geauditeerde af te spreken of op een werkplek waar de geauditeerde zijn gegevens kan benaderen.
Doormiddel van de antwoorden op de vragen die de auditor stelt en de objectieve bewijzen die de geauditeerde kan laten zien, stelt de auditor vast of voldaan wordt aan de interne en/of externe eisen.
Van groot belang hierin is de aantoonbaarheid. Een auditor mag niet afgaan op de “blauwe ogen” van de geauditeerde, maar moet daadwerkelijk zien en vaststellen, op basis van bewijs, dat het ook op die manier is uitgevoerd.
Van alles wat de auditor ziet maakt hij aantekeningen, die hij later in een intern auditrapport zal uitwerken.
Lopen de auditor en de geauditeerde tegen zaken die niet gaan zoals vastgelegd, dan bespreken zij waarom dat het geval is. Is dat omdat er geen tijd voor was, is het vergeten of, is het niet op die manier uitgevoerd omdat de geauditeerde een nieuwe en mogelijk verbeterde werkwijze heeft, waarop de werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden.
Heeft de auditor antwoord gekregen op alle vragen die hij had, dan worden kort de bijzonderheden van de audit met elkaar doorgesproken.
De afronding
Voor de afronding van de audit werkt de auditor het auditrapport uit. Wat heeft hij/zij gezien en waar zijn er afwijkingen en mogelijke verbeteringen waargenomen. Vervolgens kan hij/zij op basis van zijn bevindingen een aantal aanbevelingen in het rapport opnemen.
Dit rapport ( bespreekt hij vervolgens met de het management en/of de directie. Deze kunnen op basis van de bevindingen acties uitzetten om afwijkingen weg te nemen of de verbeteringen door te voeren. Denk hierbij aan:
- Het aanscherpen van de interne processen.
- Instructies verbeteren.
- Medewerkers erop aan spreken dat zij moeten werken zoals is afgesproken.
