Je ziet een interessante aanbesteding. Het werk past bij jouw bedrijf, maar dan lees je: ISO 9001 of gelijkwaardig bij aanbesteding. Kun je zonder ISO 9001-certificaat toch inschrijven? Soms wel. Maar de woorden ‘of gelijkwaardig’ betekenen niet dat ieder kwaliteitshandboek voldoende is. Wat moet je als MKB-ondernemer weten?
Wil je enkel in duidelijke taal lezen wat er precies geëist wordt in de ISO 9001-norm? Lees dan het artikel: “Alle ISO 9001 eisen simpel uitgelegd op één A4’tje”
Wat betekent ISO 9001 of gelijkwaardig bij aanbesteding?
ISO 9001 is een norm voor kwaliteitsmanagement. Je maakt duidelijke afspraken over je werk, controleert de uitvoering en verbetert waar dat nodig is. Een certificaat laat zien dat een onafhankelijke partij jouw kwaliteitssysteem heeft beoordeeld.
Bij een aanbesteding kan de opdrachtgever een ISO 9001-certificaat of een gelijkwaardig certificaat vragen. Soms zijn ook andere bewijzen toegestaan. Lees daarom zorgvuldig of de eis gaat over een certificaat, een kwaliteitssysteem, kwaliteitshandboek of bepaalde kwaliteitsmaatregelen. Dat verschil bepaalt welke mogelijkheden je hebt.
Kun je inschrijven zonder ISO 9001-certificaat?
Dat hangt af van de aanbestedingsstukken en de regels die gelden. Staat er duidelijk dat je een gelijkwaardig kwaliteitssysteem mag aantonen? Dan moet je onderbouwen hoe jouw systeem aan de gevraagde eisen voldoet.
Bij Europese aanbestedingen geldt daarnaast artikel 2.96 van de Aanbestedingswet. Andere bewijzen van gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen moeten worden aanvaard als je het certificaat niet tijdig kon verkrijgen door omstandigheden die jou niet kunnen worden aangerekend. Je moet ook bewijzen dat jouw maatregelen aan de kwaliteitsnormen voldoen. Alleen melden dat je binnenkort gecertificeerd wordt, is dus onvoldoende. PIANOo licht deze voorwaarden toe.
Hoe toon je gelijkwaardigheid aan?
Als de aanbesteding deze mogelijkheid biedt, moet je aantonen dat jouw kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de gevraagde kwaliteitsnormen. Beschrijf hoe je de ISO 9001-eisen toepast en voeg bewijs uit de praktijk toe. Denk bijvoorbeeld aan:
- Risico’s en kansen: een overzicht van risico’s voor de kwaliteit, met maatregelen om fouten en vertragingen te voorkomen.
- Kwaliteitsdoelstellingen: meetbare doelen, zoals minder herstelwerk of tijdige oplevering, met een periodieke beoordeling van de resultaten.
- Competentie van medewerkers: een overzicht van benodigde kennis en vaardigheden, onderbouwd met opleidingen, diploma’s en beoordelingen.
- Beheersing van leveranciers: vastgelegde selectiecriteria en leveranciersbeoordelingen, bijvoorbeeld op leverbetrouwbaarheid en kwaliteit.
- Procesbeheersing: werkinstructies, ingevulde controleformulieren en opleverrapporten waarmee je laat zien dat werkzaamheden aan de afgesproken eisen voldoen.
- Interne audits en directiebeoordeling: rapportages waaruit blijkt dat je het kwaliteitssysteem controleert en de directie de werking beoordeelt.
- Afwijkingen en corrigerende maatregelen: registraties van fouten en klachten, inclusief oorzaakanalyse, genomen maatregelen en controle op de effectiviteit.
Deze voorbeelden sluiten aan op de ISO 9001-eisen. Ze vormen geen volledige checklist voor gelijkwaardigheid. De onderbouwing moet aansluiten op de aanbestedingseis en laten zien dat jouw systeem daadwerkelijk wordt toegepast.
Controleer de eisen en de deadline
Let op wanneer je aan de eis moet voldoen én wanneer je het bewijs moet aanleveren. Dat zijn twee verschillende momenten. Later bewijs aanleveren betekent niet automatisch dat je later aan de eis mag voldoen.
Is iets onduidelijk? Stel vóór de vragenronde sluit een gerichte vraag voor de Nota van Inlichtingen.
cresco-consultancy helpt je verder
Wordt ISO 9001 of gelijkwaardig geëist bij jouw aanbesteding? cresco-consultancy helpt je de eisen te begrijpen en te beoordelen welke aanpak bij jouw MKB-bedrijf past. Neem vrijblijvend contact op en laat je aanbestedingstekst bekijken.
Veelgestelde vragen over het ISO 9001 in aanbestedingen
Is een ISO 9001 certificaat verplicht bij aanbestedingen?
+
Dat hangt af van de aanbestedingseisen. Een opdrachtgever kan een ISO 9001-certificaat of een gelijkwaardig certificaat vragen. Soms mag je ook met andere bewijsstukken aantonen dat jouw kwaliteitsmanagementsysteem voldoet. Lees daarom precies welke alternatieven zijn toegestaan en welke voorwaarden daarbij gelden.
Wat betekent “ISO 9001 of gelijkwaardig”?
+
Dit betekent dat er ruimte is voor een alternatief dat aan de gevraagde kwaliteitsnormen voldoet. Let wel op het verschil tussen een gelijkwaardig certificaat en een gelijkwaardig kwaliteitssysteem. De woorden ‘of gelijkwaardig’ betekenen niet automatisch dat een eigen kwaliteitshandboek voldoende is.
Hoe kan ik gelijkwaardigheid aan een ISO 9001 certificaat aantonen?
+
Als andere bewijsstukken zijn toegestaan, onderbouw je hoe jouw bedrijf de kwaliteit beheerst. Denk aan kwaliteitsdoelstellingen, leveranciersbeoordelingen, opleidingsregistraties, interne audits en een directiebeoordeling. Voeg ook ingevulde controleformulieren en verbetermaatregelen toe. Daarmee laat je zien dat je het systeem daadwerkelijk toepast.
Kan ik het ISO 9001 certificaat ook na de inschrijving behalen?
+
Ga daar niet zomaar van uit. Het moment waarop je aan de eis moet voldoen, kan verschillen van het moment waarop je het certificaat moet aanleveren. Moet je bij inschrijving al gecertificeerd zijn? Dan is een later behaald certificaat doorgaans onvoldoende. Vraag bij onduidelijkheid tijdig om uitleg via de Nota van Inlichtingen.
Kan cresco-consultancy helpen bij een aanbesteding met ISO 9001 eis?+
Ja. cresco-consultancy helpt je de aanbestedingseis te begrijpen en te beoordelen welke bewijsstukken worden gevraagd. Samen bekijken we of certificering nodig is of dat de aanbesteding ruimte biedt om gelijkwaardigheid aan te tonen. Neem vrijblijvend contact op en laat jouw aanbestedingstekst bekijken.
