Het kwaliteitshandboek
Noodzakelijk om een ISO 9001, Groenkeur of BRL ERB 3000 certificaat te behalen. Maar wat moet in een kwaliteitshandboek staan? Wat mag erin staan? Hoe ontwikkel je een kwaliteitshandboek? Welke vormen heb je? En wat kan een adviesbureau voor je betekenen bij de ontwikkeling en de invoering van zo’n handboek?
In dit artikel zal op deze vragen een antwoord gegeven worden. Blijven er dan vragen over, dan kan je natuurlijk altijd, geheel vrijblijvend, contact opnemen met een adviseur van cresco-consultancy.
Echter, voordat we deze vragen gaan behandelen is meer duidelijkheid over een veelgebruikt, maar vaak niet goed begrepen term binnen certificatenland noodzakelijk. Het betreft de term: “managementsysteem”.
Wat is een managementsysteem nu eigenlijk? Meer specifiek: “Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem en hoe verhoudt een kwaliteitshandboek (ISO 9001 of bijvoorbeeld Groenkeur handboek) zich tot het managementsysteem.
Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?
Een kwaliteitsmanagementsysteem is niets anders dan een set van samenhangende afspraken op het gebied van kwaliteit om een bijvoorbeeld een ISO 9001 certificaat te behalen. Deze afspraken kunnen vastgelegd worden doormiddel van beschreven procedures, werkinstructies, formulieren etc. .En deze afspraken zijn er om het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen van de organisatie vorm te geven en dat kan dus in een kwaliteitshandboek… Uiteindelijk is het doel van een kwaliteitsmanagementsysteem het realiseren van continue verbetering op het gebied van kwaliteit.
Wil je je meer weten over de bekendste kwaliteitsnorm en wat daarin precies geeist wordt. Lees dan het artikel: “Alle ISO 9001 eisen simpel uitgelegd op één A4’tje”
Waarom een kwaliteitshandboek?
Waar het doel van het kwaliteitsmanagementsysteem het continue verbeteren op het gebied van kwaliteit is, is een kwaliteitshandboek een van de middelen om dit doel te bereiken. Het kwaliteitshandboek is het papieren en/of digitale handboek waarin alle beschreven procedures, werkinstructies, formulieren van het kwaliteitsmanagementsysteem zijn opgenomen die geëist worden om de verschillende kwaliteitscertificaten te behalen. Het is uiteindelijk niets anders dan een handboek waarmee je borgt, en objectief kan controleren dat de afspraken vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem worden nagekomen.
Wat voor soort kwaliteitshandboeken heb je?
In de ervaring van cresco-consultancy heb je in de kern een tweetal verschillende kwaliteitshandboeken. De eerste vorm is gebaseerd op de betreffende norm zelf. Dus gebaseerd op bijvoorbeeld de ISO 9001 norm of een andere kwaliteitsnorm. De tweede vorm van het handboek is gebaseerd op een zelf ontwikkelde structuur. Deze zelf ontwikkelde structuur kan van de organisatie zelf zijn of deze structuur kan ontwikkeld zijn door een derde, zoals een adviesbureau.
Hieronder zullen kort beide vormen van het kwaliteitshandboek besproken worden. Hoe deze eruit kunnen zien en de voor- en nadelen van de verschillende handboeken.
Het kwaliteitshandboek gebaseerd op de norm
Het uitgangspunt van een kwaliteitshandboek gebaseerd op de norm heeft, zoals de naam al doet vermoeden, als uitgangspunt de norm. Dat houdt in dat het handboek de kwaliteitsnorm volgt in haar hoofdstukindeling en nummering. In het handboek is dus een directe koppeling zichtbaar tussen de eis vanuit de norm en de invulling van deze eis door de organisatie.
Voorbeeld 1
Paragraaf 5.1.1 van de ISO 9001 norm eist: “De directie moet leiderschap en betrokkenheid tonen met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem door te bewerkstelligen dat het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen worden vastgesteld voor het kwaliteitsmanagementsysteem
Een handboek gebaseerd op de ISO 9001 norm zelf, heeft, om aan deze eis invulling te geven, een paragraaf 5.1.1 waarin dit kwaliteitsbeleid is opgenomen of in is beschreven.
Voorbeeld 2
Hoofdstuk 10.2.1 van de Groenkeur norm eist: “Wanneer zich een afwijking voordoet, waaronder elke afwijking die aan het licht komt door een klacht, moet de deelnemer op de afwijking reageren, en indien van toepassing maatregelen treffen om de afwijking te beheersen en te corrigeren;
Een kwaliteitshandboek gebaseerd op de Groenkeurnorm zelf, heeft, om aan deze eis invulling te geven, een hoofdstuk 10.2.1 waarin deze de procedure voor het registreren van afwijkingen door klachten is opgenomen of in is beschreven.
Op basis van deze twee voorbeelden zou je het standpunt kunnen verdedigen dat een kwaliteitshandboek gebaseerd op de norm duidelijk, overzichtelijk en makkelijk is om mee te werken. De realiteit is echter genuanceerder. Een handboek gebaseerd op de norm heeft zeker voordelen, maar tevens ook nadelen die je mee moet nemen wanneer je met de ontwikkeling van een kwaliteitshandboek start.
Voordelen van een handboek gebaseerd op de kwaliteitsnorm
- Als je de betreffende norm kent, dan weet je precies waar je in het kwaliteitshandboek moet kijken om een antwoord te krijgen op je vraag.
- Bij de externe controle (externe audit) is het voor de externe auditor makkelijk om systeem te beoordelen en hoeft hij niet ver te zoeken naar de bewijzen die de werking van het kwaliteitssysteem aantonen. Hij volgt daar namelijk gewoon de indeling van de betreffende norm.
Het kwaliteitshandboek gebaseerd op een eigen ontwikkelde structuur
Wanneer je kiest voor een handboek gebaseerd op een zelf ontwikkelde structuur of dat van een adviesbureau, houdt dat in dat het handboek de kwaliteitsnorm niet volgt in haar hoofdstukindeling en nummering. In het handboek is er dus geen directe koppeling zichtbaar tussen de eis vanuit de norm en de invulling van deze eis door de organisatie. Terug naar voorbeelden.
Voorbeeld 1
Paragraaf 5.1.1 van de ISO 9001 norm eist: “De directie moet leiderschap en betrokkenheid tonen met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem door te bewerkstelligen dat het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen worden vastgesteld voor het kwaliteitsmanagementsysteem
Bij een kwaliteitshandboek gebaseerd op een eigen structuur is deze eis met betrekking tot beleid misschien opgenomen samen met nog aantal andere procedures en documenten die het beleid en de doelen van de organisatie betreffen. Ook zou in deze beleidsverklaring, naast het kwaliteitsaspect, ook het milieuaspect en het arbo-aspect kunnen zijn meegenomen. Op deze manier heb je één document dat voldoet aan meerdere eisen uit verschillende normen met verschillende onderwerpen.
Voorbeeld 2
Hoofdstuk 10.2.1 van de Groenkeur norm eist: “Wanneer zich een afwijking voordoet, waaronder elke afwijking die aan het licht komt door een klacht, moet de deelnemer op de afwijking reageren, en indien van toepassing maatregelen treffen om de afwijking te beheersen en te corrigeren;
Bij een kwaliteitshandboek gebaseerd op een eigen structuur is deze procedure misschien opgenomen in het hoofdstuk “meldingen” waarin naast het melden van klachten, ook het melden van ongevallen en milieumeldingen is opgenomen.
Dit zijn slechts twee voorbeelden van hoe onderdelen van een kwaliteitshandboek met een eigen structuur eruit kan zien. Deze vorm kan natuurlijk per organisatie en per adviesbureau verschillend zijn, maar wanneer deze structuur goed is overdacht, dan kan een eigen structuur een aantal grote voordelen met zich mee brengen ten opzichte van structuur gebaseerd op bijvoorbeeld de ISO 9001 kwaliteitsnorm.
Voordelen kwaliteitshandboek gebaseerd op een eigen ontwikkelde structuur
- Het handboek kan, met de juiste structuur, makkelijk geïntegreerd worden met andere certificaten. Zo zal je, als je ook VCA, ISO 14001 of CO2 prestatieladdercertificaat wil behalen, geen tweede handboek hoeven te ontwikkelen. Je blijft dus werken met één handboek voor meerdere certificaten in plaats van meerdere handboeken voor meerdere certificaten.
- Komt er nieuwe versie van de de kwaliteitsnorm (wat één keer in de zoveel tijd gebeurt), dan is dit makkelijk aan te passen in de eigen structuur.
- Het handboek kan, met de juiste structuur, tevens makkelijker in gebruik en begrijpelijker zijn dan een handboek op basis van de bijvoorbeeld de ISO 9001 norm. Dit komt het draagvlak voor het gebruik van het kwaliteitshandboek in de organisatie weer ten goede.
Je laten ondersteunen door een adviseur?
De meeste kwaliteitsnormen zijn niet het prettig en makkelijk om tot je te nemen. Je zal er tijd in moeten steken om de deze normen je eigen te maken en te begrijpen wat er exact gevraagd wordt.
Dat niet alleen, je zal intern werkafspraken moeten invoeren, formulieren moeten ontwikkelen en deze bedrijfsbreed in gebruik moeten nemen. Daarnaast dienen deze afspraken en formulieren te voldoen aan de eisen vanuit de kwaliteitsnormen.
Dit is complex. En het is zonde, wanneer je als organisatie heel veel tijd investeert in een handboek, in het invoeren van werkafspraken, het ontwikkelen van formulieren en deze bedrijfsbreed in gebruik nemen, om er dan achter te komen dat het niet werkt, efficiënter kan of toch niet voldoet aan de eisen vanuit de de betreffende kwaliteitsnorm.
Juist met dit gedeelte kan een adviesbureau, dat deze systemen al jaren ontwikkelt en invoert, u ondersteunen. Een goed adviesbureau ontwikkeld een handboek dat bij uw organisatie past, weet exact waar u wel aan moet voldoen, maar weet ook wat je misschien minder serieus kan nemen. Een goed adviesbureau weet ook de administratieve last voor u zo minimaal mogelijk te houden. Tot slot weet een goed adviesbureau ook het draagvlak voor het werken met een kwaliteitssysteem binnen de organisatie te vergroten.
Het inschakelen van een adviesbureau is een investering, maar deze investering betaald zich bij het juiste adviesbureau dubbel en dwars terug in de jaren waarin je gecertificeerd zult zijn. Lees hierover ook meer in de interviewserie van cresco-consultancy.
100% score met behalen kwaliteitscertificaten
Cresco-consultancy heeft tot op heden al haar ISO 9001, Groenkeur en overige kwaliteitsaudits met een positief resultaat afgerond. Dat houdt in dat alle certificeringstrajecten positief en met het gewenste certificaat afgerond zijn. Voor de ervaringen van de opdrachtgevers van cresco-consultancy kunt u de referentiepagina bezoeken, wil je meer weten over hoe bijvoorbeeld een ISO 9001 certificaat kan behalen, klik dan hier.
Vragen over het kwaliteitscertificaten aan cresco-consultancy?
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over een certificeringstraject, of wil je in het algemeen meer weten over de certificeringen, neem dan geheel vrijblijvend contact op.
5-stappen certificatiesysteem
Om een organisatie te laten certificering heeft cresco-consultancy een 5-stappen certificatie methode ontwikkeld. Met deze methode is de adviseur van cresco-consultancy in staat u tegen nagenoeg elke gewenste norm te laten certificeren.
Contact
Wilt u meer weten hoe een certificeringstraject van cresco-consultancy eruit ziet, neem dan, contact op! Een ervaren adviseur staat u graag en geheel vrijblijvend te woord om uw vragen met betrekking tot deze certificering te beantwoorden.