Certificatie instellingen spelen een sleutelrol in de certificering van bedrijven
Cock van Zwienen Algemeen directeur EBN Certification
De onafhankelijke certificatie instellingen spelen een cruciale rol in het certificeringstraject. Zij voeren namelijk de audit uit, certificeren en controleren vervolgens jaarlijks of nog aan de certificeringeisen wordt voldaan. Een gesprek met Cock van Zwienen, algemeen directeur van EBN Certification, over de rol van zijn bedrijf in het speelveld van VCA-certificering. “Wij stuitten soms op onbegrip.”
Certificeringen worden altijd gedaan door een onafhankelijke certificatie instelling (CI). Deze voert een audit uit, en wanneer het bedrijf voldoet aan bijvoorbeeld de VCA-eisen, wordt het bedrijf VCA gecertificeerd. De CI controleert het bedrijf vervolgens jaarlijks of deze nog aan de certificeringseisen voldoet. EBN richt zich daarbij vooral op het midden- en kleinbedrijf. “We zien dat certificerende instellingen steeds groter worden, wij kiezen er juist voor om compact en toegankelijk te zijn. Onze core business ligt dan ook bij MKB-bedrijven in de bouw en industrie”, aldus Van Zwienen.
Vertel, hoe werkt het? Benaderen bedrijven jullie?
“Bedrijven melden zich inderdaad bij ons met een certificatieaanvraag. Het eerste wat wij in zo’n geval doen is achterhalen waar men zich precies voor wil certificeren. VCA heeft bijvoorbeeld drie in zwaarte oplopende certificatieniveaus: VCA*, VCA** en VCA Petrochemie. Vervolgens bepalen we gezamenlijk de scope, zeg maar de activiteiten waarop certificering van toepassing is. Wat gaan we nu precies certificeren? Soms wil men voor nieuwbouw, renovatie en voor het tegelzetten worden gecertificeerd. Wij zeggen dan: wat is nu echt gewenst op basis van de projecten die jij hebt? Wat is de kernactiviteit? Daarop focussen we dan. Hiervoor vragen wij de gegevens op over de bedrijfsstructuur, het aantal medewerkers, werklocaties, projecten en de aard en risico’s van de activiteiten.”
‘Het traject bij mkb-bedrijven die gebruikmaken van een adviesbureau loopt vaak soepeler dan wanneer men geen adviesbureau in de hand heeft genomen’
Waarom moeten certificatie instellingen dit alles scherp hebben?
“Wij moeten allerlei onderdelen en aspecten van het managementsysteem van een MKB-bedrijf wegen om een passend voorstel te kunnen doen. Hierbij stuitten wij soms op onbegrip. Logisch, het is complex. Zeker voor MKB-bedrijven. Dat vindt men vaak vreemd, maar zo werkt het wel.
Merken jullie verschil wanneer er een adviesbureau betrokken is?
“Ja. MKB-bedrijven die zonder adviseur werken hebben vaak geen idee wat ze te wachten staat. Ze worden overvraagd. Neem een handboek met procedures, dat is soms niet eens aanwezig, terwijl dit bij een VCA-bedrijfscertificering toch een minimumeis is. Bedrijven waar een adviesbureau als cresco consultancy bij is betrokken, is heel goed voorbereid. Ze weten dat er veel wordt gevraagd bij een VCA certificering of ISO 9001 certificering en helpen de bedrijven zich goed voor te bereiden. Kortom, het traject bij MKB-bedrijven die gebruikmaken van een adviesbureau loopt vaak soepeler.”
Hoe ziet het algemene traject dat wordt gevolgd bij een VCA-certificering eruit?
“Er zijn verschillende stadia. Bij de eerste (initiële) audit maakt onze auditor kennis met het bedrijf. In deze audit wordt eerst alle documentatie beoordeeld (voldoet het handboek aan wat de VCA-norm vraagt, red.). Daaropvolgend wordt de implementatie van alle eisen (doet het bedrijf wat ze in het handboek heeft beschreven, red.) bekeken. Er is een uniforme checklist, waarmee wij werken. Deze checklist bevat twaalf hoofdstukken, waarop de bedrijven worden getoetst. Hoe steekt het beleid en de organisatie in elkaar? Is de directie betrokken? Zijn er opleidingsmogelijkheden voor medewerkers? Hoe wordt men voorbereid op noodsituaties? Hoe is het gesteld met de bedrijfsgezondheidszorg? Het is allemaal flink uitgebreid.”
Daarna volgen er één of meerdere projectbezoeken. Het aantal is afhankelijk van het aantal gelijktijdig lopende projecten en het soort certificering; VCA*, VCA** of VCA-P. Tijdens het projectbezoek controleert de auditor of de medewerkers op de juiste manier werken. Werken ze veilig? Is de werkplek veilig? Leveren ze de juiste kwaliteit? Heeft iedereen voldoende en juiste instructies gekregen? Wordt er gewerkt volgens de gewenste standaarden? Nadat de auditor het complete onderzoek bij het bedrijf heeft afgerond, geeft de auditor aan of het bedrijf wordt voorgedragen voor certificatie of dat er nog punten zijn die moeten worden opgepakt voordat het certificaat kan worden uitgereikt. Zijn er geen afwijkingen meer (in het jargon tekortkomingen of non-conformities, red.) dan rondt de auditor de auditrapportage af en laat deze door de ‘reviewer’ van EBN Certification beoordelen. Na een positieve beslissing van de reviewer wordt het certificaat en het definitieve rapport toegestuurd.”
Wat gebeurt er als men niet aan alle eisen voldoet, als er tekortkomingen zijn?
“Dan zetten wij de geconstateerde tekortkomingen op papier, bedrijven moeten hiervoor dan correcties en corrigerende maatregelen doorvoeren. De auditor beslist dan of na het doorvoeren van de maatregelen het bedrijf alsnog met een positief advies kan worden voorgedragen voor certificatie.”
En dan? Hoelang hebben ze het certificaat?
“Het VCA-certificaat is drie jaar geldig, mits men aan de eisen blijft voldoen. Wij komen ieder jaar langs om dit met een tussentijdse audit te beoordelen. Men moet eventuele tekortkomingen binnen drie maanden wegwerken. Gebeurt dit niet, dan wordt het certificaat geschorst. Als de tekortkomingen dan na drie maanden schorsing nog niet zijn opgelost, wordt het certificaat ingetrokken. En willen de bedrijven na drie jaar gecertificeerd blijven, dan vindt er een hercertificering plaats volgens de dan geldende VCA-eisen.”
Mijn tip:
‘Praat over veiligheid binnen het bedrijf’
Wat zijn weleens struikelblokken tijdens een audit?
“Wet- en regelgeving wordt soms onderschat. Op welke manier is wet- en regelgeving nu geborgd rondom bijvoorbeeld veiligheid en gezondheid binnen het bedrijf? Die toets moeten wij doen. Neem nu de Bedrijfshulpverlening, BHV. Eén van onze vragen hierover: is dit georganiseerd? Het is geen keiharde eis uit de VCA-norm, maar bedrijven moeten het wel hebben georganiseerd volgens de wetgever. Lopen wij er tegenaan dat dit niet is geborgd, dan moeten wij hier mogelijk een verbeterpunt of tekortkoming van maken tijdens de audit.
Mijn tip is dan ook: praat over veiligheid binnen het bedrijf. Vul het in, organiseer het. Het liefst planmatig en gestructureerd. Dat is niet alleen goed voor de certificering, maar dat is ook goed voor het bedrijf én de medewerkers.”
CV Cock van Zwienen
Naam: Cock van Zwienen
Bedrijf: EBN Certification
Functie: Algemeen directeur van EBN Certification
Carrière: In 1998 afgestudeerd als werktuigbouwkundig ingenieur en als zelfstandige verschillende inspectie- en directievoering projecten voor gemeenten, provincie’s en rijkswaterstaat uitgevoerd. Vervolgens als eigenaar van een technisch en bedrijfskundig adviesbureau ervaring opgedaan als managementconsultant, interimmanager, veiligheidskundige en trainer binnen de scheepsmotoren techniek, mobiliteit, bouw en infra sector. Tevens als lead assessor opgetreden in opdracht van certificatie instellingen en in het kader van klant-leverancier relaties voordat in 2013 de rol als algemeen directeur van EBN Certification is geformaliseerd.