De kosten van een VCA-bedrijfscertificaat in 2023
Een van de vraag die wij tijdens een eerste kennismakingsgesprek regelmatig krijgen is: ”wat zijn nu de kosten van een VCA-bedrijfscertificaat?”
Een korte vraag, die we graag zouden beantwoorden met:
- “Een VCA-bedrijfscertificaat voor uw organisatie kost € 1.500” of
- “Een VCA-bedrijfscertificaat uw organisatie kost € 5.000.”
Maar zo simpel is het jammer genoeg niet. De kosten van een VCA-bedrijfscertificaat in 2023 zijn van veel factoren afhankelijk en dus niet heel makkelijk en snel te geven.
Wel ervaren wij dat er behoefte is aan duidelijkheid over deze kosten. Daarom dit artikel over de kosten van een VCA bedrijfscertificaat in 2023. Echter, een VCA-bedrijfscertificaat is een specifiek op de organisatie gericht traject en daarnaast afhankelijk van het niveau dat een organisatie wil behalen. VCA*, VCA** of VCA-Petrochemie. Lees hier verder wat de verschillen zijn tussen deze niveaus.
100% score met behalen VCA-bedrijfscertificaat
cresco-consultancy heeft tot en met 2023 al haar VCA trajecten met een positief resultaat afgerond. Dat houdt in dat alle certificeringstrajecten positief en direct met het gewenste certificaat zijn afgesloten. Voor de ervaringen van de opdrachtgevers van cresco-consultancy, kijk dan op de referentiepagina.
Het opdelen van kosten van een VCA-bedrijfscertificaat in 2023
In dit artikel gaan wij de kosten van een VCA-bedrijfscertificaat in 2023 in een vieren opdelen.
- De kosten van de ontwikkeling van het VCA-managementsysteem en het VCA-handboek
- De kosten gemaakt voor een certificerende instelling
- De “optionele” kosten van het VCA-bedrijfscertificaat in 2023
- De onderhoudskosten van het VCA-bedrijfscertificaat in 2023
De kosten van de ontwikkeling van het VCA managementsysteem en het VCA handboek
De kosten gemaakt voor de ontwikkeling van VCA-managementsysteem en het VCA-handboek zijn onder te verdelen in twee soorten kosten.
In de eerste plaats zijn daar de kosten die (vaak) gemaakt worden voor de inhuur van externe expertise, een organisatieadviesbureau, zoals cresco-consultancy.
In de tweede plaats zijn dat kosten die door de organisatie zelf gemaakt worden. Je zal zelf namelijk tijd en middelen in moeten zetten om het VCA bedrijfscertificaat te behalen. Een adviseur kan niet alles doen…
Beide kostenposten zullen hieronder kort besproken worden.
De kosten gemaakt voor de inhuur van het adviesbureau
Voor de uit te voeren werkzaamheden hanteren de meeste adviesbureaus een uurtarief maal een inschatting van het aantal te bestede uren voor het certificeringstraject.
Het uurtarief
De uurtarieven van adviesbureaus zijn verschillend en ligt, in onze ervaring, grofweg tussen de € 100,- en € 135,- per uur. Dit verschil kan afhankelijk zijn van de kennis en ervaring van de adviseurs, het organisatieadviesbureau (ZZP’er of kantoor met meerdere adviseurs), de duur van een traject etc.
Het aantal te besteden uren
Het aantal te besteden uren voor een VCA-certificeringstraject is afhankelijk van veel verschillende factoren.
Bij een kleine organisatie dat een VCA*-certificaat wil behalen, met niet al te complexe werkzaamheden, een coachende rol vam de adviseur, een enkele locatie, reeds gecertificeerd, zal een adviseur misschien zo’n 16 tot 24 uur nodig hebben
Heeft de MKB-organisatie meer medewerkers in dienst, wil het een VCA-P certificaat behalen, is er geen ervaring met certificaten, moet de adviseur alle werkzaamheden uitvoeren etc., dan kan het aantal te besteden uren oplopen tot 32 tot 56 uur of meer.
Grote verschillen dus in het aantal te besteden uren.
In het kort zijn de kosten van de inhuur van het adviesbureau en rekensom van een uurtarief * het aantal te besteden uren. Wil je weten wat dit exact voor jouw organisatie inhoudt, dan is het beste om hierover (telefonisch of per mail) contact op te nemen. Op basis van jouw concrete situatie kan cresco een juiste en passende begroting afgegeven.
De kosten van eigen tijd en middelen
Naast de kosten van het adviesbureau zijn er de kosten van eigen tijd en middelen. Van deze kosten kan in dit artikel geen inschatting worden gegeven, omdat niet bekend is wat een organisatie al heeft of al doet. Maar qua tijd en kosten kan je rekening houden met onder andere de volgende zaken:
- Opleidingstijd van de VGM-coördinator (de interne beheerder van het VCA-managementsysteem)
- Kosten die gepaard gaan met het keuren arbeidsmiddelen
- Het opstellen en laten toetsen van een RI&E
- Tijd die nodig is voor het oppakken van acties die door de adviseur uit worden gezet
- Ontwikkeling van bepaalde documenten/ registraties
- Tijd die nodig is om interne en externe audits bij te wonen
- Etc,
Dus naast de kosten voor de adviseur ben je als organisatie ook tijd/kosten kwijt om zelf een aantal zaken op te pakken voor de ontwikkeling van het VCA-managementsysteem en het VCA-handboek. En in de volgende stap krijg je ook nog te maken met de kosten voor een certificerende instelling (CI).
De kosten gemaakt voor een certificerende instelling
De kosten van de certificerende instelling, de instelling die komt controleren of je voldoet aan alle eisen vanuit de VCA en bepalen of jullie het VCA-certificaat krijgen.
Bij een kleine organisatie en een enkele locatie duurt zo’n controle (externe audit) ongeveer 1 dag. Is de organisatie groter en hebben jullie meerdere vestigingen, dan lopen de te besteden dagen op naar 3 of 4 dagen of zelfs meer.
Ook variëren de kosten van de externe audit per certificerende instelling. Er zijn certificerende instellingen die zo’n € 1.000 per mandag rekenen en er zijn certificerende instellingen die zo’n € 1.500 per mandag rekenen.
Tot slot betaal je naast de kosten van de audittijd (de mandagen) vaak ook wat administratie en certificaatkosten. Dit is vaak niet meer dan een paar honderd euro, maar deze kosten komen wel boven op de overige certificeringskosten.
De “optionele” kosten van het VCA bedrijfscertificaat in 2023
Onder de “optionele” kosten van het VCA bedrijfscertificaat in 2023 verstaan wij de kosten die niet gemaakt hoeven te worden, maar waarvan wij weten dat deze in 95% van de VCA-certificeringstrajecten wel gemaakt worden. En omdat wij in dit stuk zo volledig mogelijk willen zijn, zijn deze kosten hier ook opgenomen.
De optionele kosten voor de interne audit en de directiebeoordeling
Optionele kosten zijn de kosten gemaakt voor het adviesbureau voor het uitvoeren van een interne audit en/of een directiebeoordeling. Dit zijn activiteiten die de organisatie zelf zou kunnen uitvoeren. Echter, omdat het de eerste keer is, vinden veel organisaties het prettig dat de adviseur ze de eerste keer bij deze activiteiten ondersteund.
De optionele kosten voor het bijwonen van de externe audit
Voor de optionele kosten voor het bijwonen van de externe audit (de externe controle die uitgevoerd wordt door de certificerende instelling) geldt hetzelfde als voor de interne audit en de directiebeoordeling. Deze externe controle is een soort examen en in veruit de meeste gevallen vindt de organisatie het prettig als de adviseur bij dit examen aanwezig is. Nogmaals dit hoeft niet. Toch kiezen veel organisaties voor ondersteuning van de adviseur tijdens deze controle.
Nu weten we wat deze “optionele” kosten inhouden, willen we natuurlijk ook inzicht in hoeveel deze bedragen. Een exact bedrag is ook hiervoor niet te geven. Over het algemeen is het, het uurtarief van het adviesbureau maal het aantal uren dat nodig is, om deze activiteiten uit te voeren.
- Een interne audit en directiebeoordeling uitvoeren en uitwerken kan 6 tot 8 uur kosten, maar kan verder oplopen afhankelijk van de grootte van de organisatie.
- Het bijwonen van een externe audit is afhankelijk van de tijd die een certificerende instelling nodig heeft voor het uitvoeren van deze audit. Is dit 1 dag, dan zijn deze kosten 8 uur maal het uurtarief van het adviesbureau. Een gedeeltelijke bijwoning is dan natuurlijk minder.
Dit zijn in het kort “optionele” kosten waar je als organisatie, bij het behalen van het VCA-bedrijfscertificaat in 2023 mee te maken kan krijgen. Geen kosten die je moet maken, maar wel kosten waarvan wij weten dat ze vaak gemaakt worden.
De “onderhoudskosten” van het VCA-bedrijfscertificaat in 2023
Heb je eenmaal het VCA bedrijfscertificaat behaald, dan zijn veruit de grootste kosten genomen, maar daarmee is het geheel niet afgesloten. Een certificerende instelling komt elk jaar langs om te controleren of je nog voldoet aan de eisen van de VCA norm. Daarbij zie je dat, in veel gevallen, ook de organisatieadviseur deels betrokken blijft bij het onderhoud van het VCA managementsysteem.
Deze kosten zijn natuurlijk ook weer afhankelijk van de grootte van de eigen organisatie, de interne kennis, het aantal locaties en het soort activiteiten die uitgevoerd worden.
Samenvattend
In het kort bestaan de kosten van een VCA-bedrijfscertificaat uit een viertal onderdelen:
- De kosten van de ontwikkeling van het VCA managementsysteem en VCA handboek
- De kosten gemaakt voor een certificerende instelling
- De “optionele” kosten van het VCA bedrijfscertificaat in 2023
- De onderhoudskosten van het VCA bedrijfscertificaat in 2023
Voor deze vier onderdelen is het moeilijk heel specifiek de te verwachten kosten te bepalen. Dit heeft te maken met al de verschillende factoren die meespelen bij het bepalen van een VCA bedrijfscertificaat. Wij gaan er wel vanuit dat dit artikel enig inzicht heeft gegeven in de kostenopbouw van het certificaat.
Voor de volledigheid hebben we een overzichtstabel toegevoegd met te verwachten minimale/maximale kosten voor gemiddelde MKB organisaties.
| Basiskosten VCA-certificering | Minimaal | Maximaal |
| Het adviesbureau | € 1.800 | € 7.200 |
| De certificerende instelling | € 1.250 | € 4.800 |
| Totale kosten certificering | € 3.050 | € 12.000 |
| Optionele kosten | ||
| Interne & externe audit bijwonen | € 1.500 | € 5.100 |
| RI&E uitvoeren en laten toetsen door HVK | € 1.350 | € 3.000 |
| Onderhoudskosten (na behalen certificaat) | € 600 | € 3.000 |
Voor de duidelijkheid. Deze tabel geeft een inschatting. Elk VCA-traject is anders en daarmee ook de kosten. Mocht je hierover vragen hebben, dan kan je natuurlijk altijd contact opnemen.
De opbrengsten van VCA-bedrijfscertificaat
Naast het kostenaspect van een VCA-bedrijfscertificaat, levert een VCA-certificaat ook heel veel voor een organisatie op. Dat is alleen niet het onderwerp van dit artikel, en daarom zullen wij dit in een ander artikel verder toelichten.
Vragen over het VCA-bedrijfscertificaat aan cresco-consultancy?
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over het VCA traject? Wil je in het algemeen meer weten over de VCA-bedrijfscertificering, omdat (toekomstig) opdrachtgevers dit eisen bij een aanbesteding (of niet?)? Neem dan geheel vrijblijvend contact op.
5-stappen VCA-certificatie systeem
Om een organisatie te laten certificering heeft cresco-consultancy een 5-stappen certificatie methode ontwikkeld. Met deze methode is de adviseur van cresco-consultancy in staat u tegen nagenoeg elke gewenste norm te laten certificeren.
Contact
Wilt u meer weten hoe een VCA certificeringstraject van cresco-consultancy eruit ziet, neem dan, contact op! Een ervaren adviseur staat u graag en geheel vrijblijvend te woord om uw vragen met betrekking tot deze certificering te beantwoorden.