Het VCA-handboek. Ingewikkeld of valt dat wel mee?

Het VCA-handboek

Noodzakelijk om een VCA-bedrijfscertificaat te behalen, maar wat moet in een VCA-handboek staan?  Wat mag erin staan? Hoe ontwikkel je zo’n VCA-handboek? En wat kan een adviesbureau voor je betekenen bij de ontwikkeling en invoering van een VCA-handboek?

In dit artikel zal op deze vragen een antwoord gegeven worden. Blijven er dan vragen over, dan kan je natuurlijk altijd, geheel vrijblijvend, contact opnemen met een adviseur van cresco-consultancy.

Echter, voordat we deze vragen gaan behandelen is meer duidelijkheid over een veelgebruikt, maar vaak niet goed begrepen term binnen certificatenland noodzakelijk. Het betreft de term: “managementsysteem”.

Wat is een managementsysteem nu eigenlijk? Meer specifiek: “Wat is een VCA-managementsysteem of Arbomanagementsysteem en hoe verhoudt het veiligheidshandboek (VCA-handboek) zich tot het VCA-managementsysteem.

Wat is een VCA-managementsysteem?

Een VCA-managementsysteem is niets anders dan een set van samenhangende afspraken op het gebied van Veiligheid, Gezondheid en Milieu (hierna: VGM) om een VCA-bedrijfscertificaat te behalen. Deze afspraken kunnen vastgelegd worden doormiddel van beschreven procedures, werkinstructies, formulieren etc. Deze afspraken zijn er om het VGM-beleid en de VGM-doelstellingen van de organisatie vorm te geven. Het uiteindelijk doel van een VCA-managementsysteem is het realiseren van continue verbetering op het gebied van VGM.

Waarom een VCA-handboek?

Waar het doel van het VGM-managementsysteem het realiseren van continue verbetering op het gebied van VGM is, is het VCA-handboek een van de middelen om dit doel te bereiken. Het VCA-handboek is het papieren en/of digitale handboek waarin alle beschreven procedures, werkinstructies, formulieren van het VCA-managementsysteem zijn opgenomen die geëist worden om het VCA-bedrijfscertificaat te behalen. Niets anders dan een handboek waarmee je borgt, en objectief kan controleren dat de afspraken vanuit het VCA-managementsysteem worden nagekomen.

Wat voor soort VCA-handboeken heb je?

In de ervaring van cresco-consultancy heb je in de basis een tweetal verschillende VCA-handboeken. De eerste vorm is gebaseerd op de VCA-norm zelf. De tweede vorm van het handboek is gebaseerd op een zelf ontwikkelde structuur. Deze zelf ontwikkelde structuur kan van de organisatie zelf zijn of deze structuur kan ontwikkeld zijn door een derde, zoals een adviesbureau.

Hieronder zullen kort beide vormen van het VCA-handboek besproken worden en de voor- en nadelen van de verschillende VCA-handboeken.

Het VCA-handboek gebaseerd op de norm

Het uitgangspunt van een VCA-handboek gebaseerd op de norm heeft, zoals de naam al doet vermoeden, als uitgangspunt de VCA-norm. Dat houdt in dat het handboek de VCA-norm volgt in haar hoofdstukindeling en nummering. In het handboek is dus een directe koppeling zichtbaar tussen de eis vanuit de VCA-norm en de invulling van deze eis door de organisatie.

Voorbeeld 1
Hoofdstuk 1.3 van de VCA-norm vraagt: “Bestaat er een VGM-structuur in de -organisatie? “

Een handboek gebaseerd op de VCA-norm zelf, heeft, om aan deze eis invulling te geven, een hoofdstuk 1.3 waarin deze VGM-structuur is opgenomen of in is beschreven.

Voorbeeld 2
Hoofdstuk 11.1 van de VCA-norm vraagt: “Heeft het bedrijf een procedure voor het melden en registreren van ongevallen van medewerkers?”

Een VCA-handboek gebaseerd op de VCA-norm zelf, heeft, om aan deze eis invulling te geven, een hoofdstuk 11.1 waarin deze de procedure voor het registreren van ongevallen is opgenomen of in is beschreven.

Op basis van deze twee voorbeelden kan je het standpunt verdedigen dat een VCA-handboek gebaseerd op de norm duidelijk, overzichtelijk en makkelijk is om mee te werken. De realiteit is echter genuanceerder. Een VCA-handboek gebaseerd op de VCA-norm heeft zeker voordelen, maar tevens ook nadelen die je mee moet wegen, wanneer je met de ontwikkeling van een VCA-handboek start.

Het VCA-handboek gebaseerd op een eigen ontwikkelde structuur

Wanneer je kiest voor een handboek gebaseerd op zelf ontwikkelde structuur of dat van een adviesbureau, houdt dat in dat het handboek de VCA-norm niet volgt in haar hoofdstukindeling en nummering. In het handboek is er dus geen directe koppeling zichtbaar tussen de eis vanuit de VCA-norm en de invulling van deze eis door de organisatie. Terug naar voorbeelden.

Voorbeeld 1
Hoofdstuk 1.3 van de VCA-norm vraagt: “Bestaat er een VGM-structuur in de -organisatie? “

Bij een VCA-handboek gebaseerd op een eigen structuur is deze VGM-structuur misschien opgenomen in het hoofdstuk “Personeel & Organisatie”. Mogelijk samen met nog aantal andere procedures en documenten die dit onderwerp betreffen. Denk daarbij aan een overlegstructuur en/of functieomschrijvingen.

Voorbeeld 2
Hoofdstuk 11.1 van de VCA-norm vraagt: “Heeft het bedrijf een procedure voor het melden en registreren van ongevallen van medewerkers?”

Bij een VCA-handboek gebaseerd op een eigen structuur is deze procedure misschien opgenomen in het hoofdstuk “Meldingen” waarin naast het melden van ongevallen, ook het melden van kwaliteitsmeldingen en milieumeldingen is opgenomen.

Dit zijn slechts twee voorbeelden van hoe onderdelen van een VCA-handboek met een eigen structuur eruit kunnen zien. Deze vorm kan natuurlijk per organisatie en per adviesbureau verschillend zijn, maar wanneer deze structuur goed is overdacht, dan kan een eigen structuur een aantal grote voordelen met zich mee brengen ten opzichte van structuur gebaseerd op de VCA-norm.

Je laten ondersteunen door een adviseur?

Om de VCA-norm te kennen zal je tijd erin moeten steken om begrijpen wat er exact gevraagd wordt. Daarnaast zal je ook invulling moeten geven aan de eisen vanuit de Arbowetgeving (misschien nog wel complexer).

Dat niet alleen. Je zal intern werkafspraken moeten invoeren, formulieren moeten ontwikkelen en deze in gebruik moeten nemen. Daarnaast dienen deze afspraken en formulieren te voldoen aan de eisen vanuit de VCA-norm en indirect aan de eisen die Arbowet aan een organisatie stelt.

Dit is complex. En het zou zonde wanneer je als organisatie heel veel tijd investeert in een handboek, in het invoeren van werkafspraken, het ontwikkelen van formulieren en deze in gebruik nemen, om er dan achter te komen dat het niet werkt, makkelijker kan of toch niet voldoet aan de eisen vanuit de VCA-norm.

Juist met dit gedeelte kan een adviesbureau, dat deze systemen al jaren ontwikkelt en invoert, u ondersteunen. Een goed adviesbureau ontwikkeld een handboek dat bij uw organisatie past, weet exact waar u wel aan moet voldoen, maar weet ook wat u misschien minder serieus kan nemen. Een goed adviesbureau weet ook de administratieve last, dat een VCA-handboek toch met zich meebrengt, voor u zo minimaal mogelijk te houden. Tot slot weet een goed adviesbureau ook het draagvlak voor het werken met een VCA-systeem binnen uw organisatie te vergroten.

Het inschakelen van een adviesbureau is een investering, maar deze investering betaald zich bij het juiste adviesbureau dubbel en dwars terug in de jaren waarin je gecertificeerd zult zijn.

Vragen over het VCA bedrijfscertificaat aan cresco-consultancy?

Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over het VCA traject, of wil je in het algemeen meer weten over de VCA-certificering, neem dan geheel vrijblijvend contact op.