Interne audit VCA. Zelf doen of uitbesteden?

Wat is een interne audit VCA?

Een interne audit VCA is een intern onderzoek dat wordt uitgevoerd naar het goed functioneren het gehele systeem om te voldoen aan de eisen vanuit de VCA-norm. Ben je als organisatie tegen de VCA norm gecertificeerd, dan is het jaarlijks (laten) uitvoeren van een interne audit zelfs een verplichting. Wil je meer weten over het VCA-bedrijfscertificaat kijk hier dan verder.

Wat is het doel van de audit

Het doel van een interne audit VCA is het onderzoeken of het veiligheidsmanagementsysteem van de eigen organisatie voldoet aan VGM-eisen die het zichzelf heeft opgelegd, of zij voldoet aan de Arbowet en of dat zij voldoet een de eisen vanuit de VCA-norm.

Daarnaast is de een interne audit ook een belangrijke management tool. Een interne audit geeft de organisatie, los van het onderwerp (ISO 9001, VCA of CO2), namelijk informatie over mogelijke verbeteringen in de interne processen en afspraken. Het is leerzaam om doormiddel van een interne audit gezamenlijk te kijken naar verbeteringen binnen de organisatie, in de interne processen en het verbeteren van de veiligheidsprestaties van de eigen organisatie.

Wie voert een interne audit VCA uit (binnen het MKB)?

Een interne audit zou, zoals de term al aangeeft, uitgevoerd worden door iemand vanuit de eigen, “de interne” organisatie. Dit in tegenstelling tot een externe audit. Dat is een audit die wordt uitgevoerd door iemand van een Certificerende Instelling.

Binnen het MKB geen deze regels echter niet altijd op.

Dit heeft te maken dat het uitvoeren van een interne audit, het onderzoeken of aan alle eisen wordt voldaan en daarbij ook oog hebben voor verbeteringen en deze kunnen vertalen naar bedrijfsbrede verbeterplannen, niet iets is dat je er zomaar even bij doet. Dit is iets wat de nodige kennis, expertise en werkervaring vereist.

En omdat binnen het MKB het uitvoeren van een interne audit VCA, over het algemeen geen functie is, waar meer dan 4 uur per maand aan besteed hoeft te worden, is het erg moeilijk om deze kennis en werkervaring op te bouwen. Daarom zie je bij veel MKB-bedrijven dat zij het uitvoeren van een interne audit uitbesteden aan een extern adviseur. Deze extern adviseur voert een interne audit uit ware hij/zij een eigen interne medewerker.

Op deze manier heb je interne audit VCA die voldoet aan alle eisen die de VCA norm hierna  stelt, maar maak je wel gebruik van de kennis, expertise en werkervaring van de extern adviseur.

Ook cresco-consultancy biedt deze dienst aan. Onze adviseurs kunnen u en uw organisatie ondersteunen bij het uitvoeren van deze interne audits, maar daarnaast zouden zij ook ingeschakeld kunnen worden voor het opleiden van uw eigen interne auditoren. Heeft u hier vragen over, neem dan geheel vrijblijvend contact op.

Hoe gaat een audit in zijn werk?

Los van wie een interne audit VCA uitvoert. De eigen medewerker of de ingehuurde adviseur. De wijze waarop de uitgevoerd wordt, zou nagenoeg hetzelfde moeten zijn. In het kort werkt een interne audit op de volgende manier:

De voorbereiding

De auditor (persoon die de audit gaat uitvoeren) en de auditee (de persoon die ge-audit wordt) spreken een moment af waarop de audit plaats gaat vinden. Voorafgaand aan deze afspraak bereidt de auditor zich voor. Hij zorgt dat hij op de hoogte is van de interne afspraken/ procedures en de eisen die worden gesteld vanuit de van toepassing zijnde VCA-norm.

Hij kan deze voorbereiding gebruiken om de vragen die hij wil stellen uit te werken op papier. Dit is, zeker in het geval dat de auditor beperkte ervaring heeft, verstandig om te doen. Op die manier weet je zeker dat er lopende de audit geen onderwerpen vergeten worden die onderzocht/ besproken moeten worden. De ervaring leert namelijk dat het interview wel eens een richting op zou kunnen die je vooraf niet hebt ingecalculeerd. Een uitgewerkte vragenlijst draagt er in zo’n geval zorg voor, dat je altijd weer makkelijk naar de kern toe kan, op het moment dat jullie even zijn afgedwaald.

De uitvoering

Voor de uitvoering van de audit is het noodzakelijk dat de auditor objectief kan vaststellen of de interne afspraken/ procedures en de eisen die worden gesteld vanuit de VCA-norm worden nageleefd. Het is daarom zinvol om op de werkplek van de geauditeerde af te spreken of op een werkplek waar de geauditeerde zijn gegevens kan benaderen.

Doormiddel van de antwoorden op de vragen die de auditor stelt en de objectieve bewijzen die de geauditeerde kan laten zien, stelt de auditor vast of voldaan wordt aan de interne eisen, de eisen vanuit de VCA-norm en de eisen vanuit de Arbowetgeving.

Van groot belang hierin is de aantoonbaarheid. Een auditor mag niet afgaan op de “blauwe ogen” van de geauditeerde, maar moet daadwerkelijk zien en vaststellen, op basis van bewijs, dat het ook op die manier is uitgevoerd.

Van alles wat de auditor ziet maakt hij aantekeningen, die hij later in een intern auditrapport zal uitwerken.

Lopen de auditor en de geauditeerde tegen zaken die niet helemaal gaan zoals vastgelegd, dan bespreken zij waarom dat het geval is. Is dat omdat er geen tijd voor was, is het vergeten of, is het niet op die manier uitgevoerd omdat de geauditeerde een nieuwe en mogelijk efficiëntere, verbeterde werkwijze heeft, waarop de werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden.

Heeft de auditor antwoord gekregen op alle vragen die hij had, dan worden kort de bijzonderheden van de audit met elkaar doorgesproken, alsook een beknopte conclusie.

De afronding

Voor de afronding van de audit werkt de auditor het VCA auditrapport uit. Wat heeft hij gezien, wat heeft hij niet gezien en waar zijn er afwijkingen en mogelijke verbeteringen geconstateerd. Vervolgens kan hij op basis van zijn constateringen een aantal neutrale aanbevelingen in zijn rapport opnemen.

Dit rapport (of een samenvatting van verschillende rapporten) bespreekt hij vervolgens met de het management en/of de directie.  Deze zullen op basis van de constateringen acties uitzetten/ ondernemen om de interne processen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu aan te scherpen, instructies te verbeteren of de medewerkers bij afwijkingen erop aan te spreken dat zij zich moeten conformeren aan de overeengekomen werkwijzen.

Het resultaat van een goed VCA intern audit systeem?

Wanneer je het bovenstaande op de juiste manier uitvoert, of door een extern adviseur uit laat voeren, dan resulteert dat in een aantal zaken die voor elke organisatie van toegevoegde waarde zijn. Zo:

• Heb je een beeld of de risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu (VGM) worden beheerst
• Heb je een middel om verbeteringen vast te leggen en de organisatie structureel op het gebied van VGM naar een hoger plan te tillen.
• Hou je medewerkers scherp op de interne VGM-afspraken die zijn gemaakt.
• Heb je een meetmiddel in handen om te controleren of afspraken worden nagekomen.
• Weet of je voldoet aan eisen gesteld door de VCA-norm

Vragen over het uitvoeren van de interne audit VCA aan cresco-consultancy?

Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over de interne audit VCA en hoe het beste uitgevoerd kan worden, of wil je in het algemeen meer weten over het onderwerp, neem dan geheel vrijblijvend contact op.