De PDCA-cyclus, oftewel de Plan-Do-Check-Act-cirkel van Deming. Je komt deze methode tegen bij ISO 9001-, ISO 14001-, VCA-, VCU-, CO2-prestatieladder- en SCL-certificeringen en het is een uitstekend middel om continu te verbeteren. Toch wordt deze PDCA-cyclus niet altijd op een juiste manier gebruikt. Sterker nog, geregeld zie ik één cruciale fout terugkomen die al de tijd en energie om te komen tot continue verbetering is gestoken, teniet doet. Welke fout dat is en hoe je deze in de toekomst kan voorkomen, zal hieronder duidelijk worden.
Voordat ik daarop inga, kort ik iets over de historie van de PDCA-cyclus en een uitleg over de werking van de vier verschillende stappen van deze cyclus (Plan-Do-Check-Act).
De historie van de PDCA-cyclus 
De PDCA-cyclus begint in 1939 bij W. A. Shewhart, die als eerste het drie-stapsproces van specificatie, productie en inspectie introduceerde, maar echte bekendheid krijgt de PDCA-cyclus door Dr. D. Edwards Deming. Een Amerikaanse engineer en managementconsultant, die begin jaren 50 de cyclus zo aanpaste dat de Deming Circle of het Deming Wheel ontstond.
In deze nieuwe versie wordt door Deming grote nadruk gelegd op de constante interactie tussen de vier stappen om te komen tot continue verbetering. Uiteindelijk is hieruit de Plan-Do-Check-Act-cyclus ontstaan, waarbij de vier stappen van de PDCA-cyclus altijd in interactie met elkaar staan en elkaar altijd opvolgen. De ene cyclus begint waar de vorige is geëindigd.
Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?
De vier stappen van de PDCA-cyclus uitleg
Hieronder zal ik kort de verschillende stappen door middel van een voorbeeld.
Stap 1: Plan
De eerste stap van de PDCA-cyclus is de “Plan”-stap. Dit is niets meer en niets minder dan een plan met de doelen die je wilt realiseren.
Het plan in ons voorbeeld is: Het komende jaar willen wij de gemiddelde marge op onze projecten van 10% naar 12% verhogen door de “directe” materiaalkosten af te laten nemen. Dit is een stijging van 20% van onze marge en dit gaan wij bereiken door:
- Voor alle inkopen > € 10.000 bij minimaal 3 leveranciers een offerte op te vragen in de calculatiefase.
- Wanneer de opdracht door de opdrachtgever aan ons verstrekt is, altijd te onderhandelen met onze leverancier over een korting op de eerder opgevraagde offerte.
Stap 2: Do
De tweede stap van de PDCA-cyclus is de “Do”-stap. Voer het plan van stap 1 uit.
In ons voorbeeld is dit niets anders dan het uitvoeren van de hierboven beschreven twee stappen. Hiermee verwachten wij te komen tot de verbetering van de projectmarge met 20%.
Stap 3: Check
De derde stap van de PDCA-cyclus is de “Check”-stap. Controleer of de resultaten van de uitvoering overeenkomen met de “geplande” resultaten.
In ons voorbeeld meten wij hiervoor de gemiddelde marge van alle projecten aan het eind van het jaar. Is deze gestegen van 10% naar 12% en is de stijging veroorzaakt door een afname van de “directe” materiaalkosten?
Stap 4: Act
De vierde stap van de PDCA-cyclus is de “Act”-stap. Neem bij afwijkingen die geconstateerd zijn bij de “Check”-stap maatregelen om het doel alsnog te bereiken. In ons voorbeeld zou dit kunnen betekenen dat wij, wanneer we gemeten hebben dat de marge niet van 10% naar 12% is gestegen, maar naar 11,8%, actie moeten nemen om:
- Vast te stellen waarom we deze 0,2% margestijging niet hebben behaald.
- Op basis van deze analyse en evaluatie moeten we een plan opstellen om ons gestelde doel komend jaar wel te halen.
En zo zijn wij bij het eind van stap 4, de “act”, weer teruggekomen bij stap 1: de “plan” stap dan zo de verbetering voor de organisatie continue voort te zetten. Dit is in het kort een sterke en goede tool om continue verbetering binnen een organisatie in te voeren. Echter, geregeld zie ik één cruciale fout terugkomen die al de tijd en energie die in het gebruik van de PDCA-cyclus is gestoken, tenietdoet.
De meest gemaakte fout bij gebruik van de PDCA-cyclus
De meestgemaakte fout bij het gebruik van deze continue verbetermethode is een fout die al voorgaand werk teniet doet. Wil je weten wat dat is, klik dan op de volgende link: “de meest gemaakte fout in de PDCA-cyclus“.
Meer weten over de PDCA-cyclus?
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande andere vragen over de PDCA-cyclus, het implementeren hiervan in je organisatie of het goed bijhouden hiervan, neem dan geheel vrijblijvend contact op.
