In het eerste deel van dit artikel heb ik de werking van de PDCA-cyclus uitgelegd. In dit tweede gedeelte staan we stil bij de fouten in de PDCA-cyclus die ik in de praktijk het meest tegenkom. De meestgemaakte fout in de PDCA-cyclus die ik in de praktijk tegenkom, is niet het niet juist uitvoeren van een van de hiervoor besproken stappen. Het is ook geen fout in de volgorde van de te nemen stappen, vanuit de PDCA-cyclus. Nee, de meestvoorkomende fout die ik tegenkom betreft het geheel weglaten van een stap uit deze PDCA-cyclus.
En de stap die niet genomen wordt, is de “act”-stap.
De organisatie stelt een plan op met doelen (Plan) en voert dit plan uit (Do). Vervolgens meet je of de resultaten van de uitvoering overeenkomen met het plan en de gestelde doelen (Check). Deze stappen neemt men altijd, maar vervolgens vergeet men te handelen na het uitvoeren van deze laatste stap.
De fout in de PDCA-cyclus begint in stap 4: de “act” 
Met andere woorden, je stelt vast dat het doel niet gehaald is, maar je vergeet dan te beslissen of er aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn om het doel wel te behalen. Wat deze aanvullende maatregelen moeten zijn of dat je het plan en de doelen eventueel moet aanpassen.
In onze voorbeeldcasus zou je op deze manier dus op 11,8% projectmarge blijven zitten en de gestelde 12% (of mogelijk zelfs meer) haal je niet.
Zonde van de tijd, zonde van de energie en zonde van het geld, want op deze manier haal je het doel niet en zal de organisatie niet optimaal gebruik kunnen maken van deze tool om continue verbetering te implementeren
Hoe kan je deze fout in de PDCA-cyclus voorkomen?
De oplossing voor deze fout in de PDCA-cyclus, die veel organisaties binnen het MKB maken, is eigenlijk heel simpel. Stel je aan het einde van een PDCA-cyclus altijd de vraag:
“Ben ik tevreden zo? Heb ik mijn doel bereikt?
Is het antwoord daarop “ja, ik heb mijn doel bereikt!”, dan kan je deze cyclus afsluiten en zou je een PDCA-cyclus kunnen opstarten voor een nieuw doel. Ook kan je je huidige doel aanscherpen, maar koppel hieraan dan wel je nieuwe plan en doelen.
Is het antwoord daarop “nee, ik heb mijn doel niet bereikt!”, dan moet je zorgen voor aanvullende maatregelen. Met mogelijk aangepaste doelen en de start van een nieuwe PDCA-cyclus voor dit doel, dus wanneer je elke PDCA-cyclus afsluit op de juiste manier, dan weet je zeker dat je een weloverwogen beslissing neemt. Hierdoor voorkom je dat je mogelijk (heel) veel tijd hebt gestoken in het “plan”, de “do” en de “check” zonder dat het gewenste resultaat daaruit is opgekomen en dat het ook in de toekomst niet meer zal doen.
Wil je meer weten over de PDCA-cyclus?
Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over de PDCA-cyclus, het invoeren hiervan in je organisatie, neem dan geheel vrijblijvend contact op. Wil je de werking van de PDCA-cyclus nog eens doornemen, lees dan hier verder.
