Het functioneringsgesprek en het MKB
In mijn loopbaan als organisatieadviseur heb ik tientallen MKB-organisaties van binnen gezien en nagenoeg geen onderwerp is zo beladen als het functioneringsgesprek. In mijn ervaring heeft het MKB grote moeite op de juiste wijze vorm te geven aan deze gesprekken en hebben zij tal van excuses gevonden waarom dit periodieke gesprek met hun medewerker niet gehouden hoeft te worden. Dit, terwijl deze gesprekken, om één hele belangrijke reden, wel gehouden moeten worden.
Voordat ik echter in ga op de 7 excuses waarom geen functioneringsgesprek te houden en afsluit met de belangrijke reden waarom het juist wel te doen, wil ik kort toelichten, wat ik met een functioneringsgesprek bedoel. Zeker omdat de afgelopen periode steeds meer berichten in de media staan over de afschaffing van het functioneringsgesprek (Achmea, Eneco en Wolters Kluwer).
Het functioneringsgesprek
In de eerste plaats is het functioneringsgesprek voor mij, een moment in het jaar waarbij de leidinggevende en medewerker even echt de tijd voor elkaar nemen. Even de tijd nemen om zaken met elkaar te bespreken die goed gaan of die misschien minder goed gaan. Even de tijd nemen om wederzijdse wensen en behoeften te bespreken en naar de toekomst te kijken. Kortom, even de tijd nemen om echt een gesprek aan te gaan en om naar elkaar te luisteren.
In de tweede plaats hoeft het functioneringsgesprek, zoals ik dat bedoel, niet verplicht een onderdeel te zijn van een functionerings- en beoordelingscyclus. Het kan een losstaand moment in het jaar zijn, zonder dat daar in de toekomst mogelijk een beloning (bijv. salarisverhoging) aan gekoppeld is.
Tot slot is het om het even hoe je het gesprek met de medewerker noemt. Wanneer de term “functioneringsgesprek” te zwaar voelt, dan noem je het een evaluatiegesprek, voortgangsgesprek of een 1-op-1 gesprek.
Dus wanneer ik het heb over het functioneringsgesprek, hou deze toelichting dan in het achterhoofd.
Nu terug naar 7 van de veel gehoorde excuses om dit gesprek niet met elkaar te hebben. Om af te sluiten met de belangrijkste reden, waarom je altijd, maar zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt, één keer per jaar de tijd moet nemen om even, misschien in een iets formelere setting, de tijd moet nemen om met je medewerker in gesprek te gaan.
De 7 excuses om geen functioneringsgesprek te houden
Excuus 1 : “Wij hebben een open cultuur en iedereen kan altijd voor een (functionering)gesprek binnenlopen”
Bij veel bedrijven waar ik kom heerst een open cultuur. De directie/ het hogere management is voor iedereen aanspreekbaar en het gevoel dat (nagenoeg) alles tegen iedereen gezegd kan worden, is aanwezig.
Echter, dit is nog geen reden om niet periodiek één keer in een wat andere setting met je medewerker in gesprek te gaan. Mijn ervaring is namelijk dat bepaalde onderwerpen, hoe open de cultuur ook is en hoe aanspreekbaar de directie zichzelf ook vindt, niet altijd door alle medewerkers bespreekbaar worden gemaakt. Natuurlijk zijn daar aan de ene kant de zeer assertieve en mondige medewerkers die zelf naar hun leidinggevende stappen. Aan de andere kant zijn er ook medewerkers die dat niet doen. Verdienen deze medewerkers niet dezelfde aandacht en mogelijkheden als de medewerkers die wel ergens om durven te vragen? Ik vind van wel. Niet alleen voor de medewerker zelf, maar zeker om als organisatie van deze medewerkers te kunnen leren.
Daarnaast geloof ik stellig dat elke medewerker, assertief of niet, individuele aandacht van zijn leidinggevende op prijs stelt en dat hiermee de productiviteit verbeterd wordt.
Samenvattend
Ook al heeft een organisatie een open cultuur en kan iedereen altijd bij de directie en zijn leidinggevende naar binnen lopen , toch is een periodiek formeler gesprek goed voor de medewerker en voor de organisatie. Al is het maar omdat iedereen dan aandacht krijgt en niet enkel de meest assertieve medewerkers .
Excuus 2: “Het functioneringsgesprek past niet in de agenda”
Het werk- en privéleven is bij de meeste mensen zo vol dat een afspraak plannen zonder de agenda bij de hand te hebben, gedoemd is om te mislukken. Vergadering, verjaardag, afspraak met een leverancier, sportschool, bedrijfsuitje, voetbaltraining van de kinderen, acquisitiegesprek en ga zo maar door…
Dus dat het functioneringsgesprek niet in de agenda past, kan inderdaad kloppen, wanneer je wacht om de gesprekken in te plannen tot het allerlaatste moment. Waarschijnlijk is je agenda dan al volledig gevuld met allerlei andere belangrijke zaken waardoor er geen ruimte meer is voor het gesprek met de medewerker.
Maar waarom wachten met plannen tot het laatste moment? Waarom niet veel eerder de gesprekken vast leggen, zodat zowel de medewerker als jijzelf ruim van tevoren rekening kan houden met de afspraak? Waarom niet al bij de afsluiting van je vorige gesprek een datum kiezen voor het volgende gesprek?
Samenvattend
Wanneer je ruim van tevoren de nieuwe afspraak met elkaar in de agenda zet, houdt iedereen hier normaliter rekening mee. Op deze manier plan je je andere afspraken om het functioneringsgesprek en zou het, op een uitzondering na, niet meer voor moeten komen dat het gesprek niet meer in de agenda past. Dit omdat het al lang in de agenda staat.
Excuus 3: “Het is net een drukke periode waarin het functioneringsgesprek moeten worden gehouden”
Een veelgehoord excuus om geen functioneringsgesprekken te houden, is dat juist de periode waarin je de gesprekken moet houden zo druk en vol zijn dat de gesprekken geen doorgang kunnen vinden. Juist voor het einde van het jaar of voor de zomervakantie, juist in periodes waarin projecten moeten worden afgesloten en doelen moeten worden gehaald. Het houden van de gesprekken kost gewoon te veel tijd en die tijd kan dan echt niet gemist worden.
Begrijpelijk dat het dan niet past, maar mijn mening geen goede reden om niet één keer per jaar een 1-op-1 gesprek met je medewerker aan te gaan.
Het kan inderdaad kloppen wanneer je jezelf verplicht om de gesprekken te houden in juist deze periodes die heel druk voor jou en/of de organisatie zijn. Maar wie verplicht je om juist in deze periodes het gesprek te houden? En wie verplicht je om deze gesprekken in een heel korte periode achter elkaar te houden?
Wanneer je weet dat bepaalde periodes voor jou en/of de organisatie druk zijn, dan kan je gewoon een andere periode kiezen om deze gesprekken te houden. Niet alles hoeft in de laatste drukke weken van het jaar, de eerste weken van het nieuwe jaar of voor de zomervakantie. Belangrijk hierin is wel dat je hier met elkaar duidelijke afspraken over maakt, zodat alle gesprekken in de organisatie wel structureel en voor iedereen in een vaste periode plaatsvinden.
Daarnaast ben je natuurlijk ook vrij om de gesprekken te spreiden over een bepaalde periode. Niet alles hoeft in één week of één maand. Je kan ervoor kiezen de gesprekken te spreiden over de eerste twee of drie maanden van het jaar of na afloop van de zomervakantie.
Samenvattend
Plan de gesprekken wanneer dat voor de organisatie het beste uitkomt. Als dat niet in de “gebruikelijke” periodes kan of in een hele korte periode, kies dan voor een periode in het jaar waar normaliter die ruimte er wel is en verspreidt de gesprekken over een langere periode. Op deze manier zorg je ervoor dat je jezelf en de organisatie juist niet belast met het (functionerings)gesprek wanneer dat niet uitkomt.
Excuus 4: “Het houden van de functioneringsgesprekken kost te veel tijd”
Het kan inderdaad zo zijn dat bepaalde gesprekken meer tijd kosten dan andere (zwaar weer gesprekken, medewerkers die extra aandacht behoeven). Echter de meeste gesprekken, zeker wanneer je deze regelmatig houdt en de verslaglegging niet te uitgebreid maakt, hoeven helemaal niet zoveel tijd te kosten. Wanneer je een half uur voor de voorbereiding neemt, een half uur voor het gesprek en maximaal een half uur voor het uitwerken van het gesprek in een beknopt verslag, denk ik, dat je, gemiddeld genomen, al een heel eind komt. Dus 1,5 uur per medewerker.
Vermenigvuldig dit met 15 (het aantal medewerker waaraan een gemiddelde leidinggevende leiding geeft). 1,5 uur * 15 medewerkers = 22,5 uur per jaar voor het voorbereiden, houden en vastleggen van alle gesprekken met de medewerker.
Samenvattend
Het houden van de functioneringsgesprekken kost een gemiddelde manager in absolute uren slechts 22,5 uur per jaar. Het excuus dat het houden van gesprekken te veel tijd kost, gaat er gezien deze cijfers echt niet meer in.
Excuus 5: “De te gebruiken leidraad/ formulieren voor het functioneringsgesprek voldoen niet”
Een door mij regelmatig gehoord excuus is: “De te gebruiken leidraad/ formulieren voldoen niet”. Ik kan mijzelf voorstellen dat een leidraad voor het houden van een (functionerings)gesprek niet helemaal aansluit bij de persoonlijke wensen van een leidinggevende. Ook kan ik mijzelf voorstellen dat bijvoorbeeld het formulier voor de verslaglegging niet volledig voldoet. Echter, beide mogen naar mijn mening geen excuus zijn om het gesprek met de medewerker niet aan te gaan. In zo’n situatie heb je als leidinggevende twee mogelijkheden:
- Je neerleggen bij gebruikte leidraad/ formulieren.
- Je inzetten voor de verbetering van deze leidraad/ formulieren.
Ikzelf zou mij inzetten voor optie nummer twee, maar mocht dat niet slagen, dan nog zou ik de gesprekken voeren met de medewerker. Mijns inziens mag de te gebruiken verslaglegging, nooit een excuus zijn om de gesprekken niet te houden.
Samenvattend
Als de te gebruiken leidraad/ verslagen niet voldoen, kan je je als leidinggevende hierbij neerleggen of je onderneemt actie om deze te verbeteren. Beide acties mogen echter nooit een excuus zijn om het gesprek met de medewerker niet aan te gaan.
Excuus 6: “Ik weet niet hoe ik het functioneringsgesprek moet houden”
Het kan inderdaad voorkomen dat je nog nooit functioneringsgesprekken hebt gehouden en dus niet weet hoe dit moet. Dit, bijvoorbeeld omdat het nooit een onderdeel van de bedrijfsvoering is geweest binnen de organisatie waar je werkzaam bent, of wanneer je net een rol binnen de organisatie hebt gekregen waar deze gesprekken een onderdeel vanuit maken.
Elke functie binnen een organisatie heeft zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de leidinggevende heeft naar mijn mening de verantwoordelijk voor het houden van deze gesprekken met zijn/haar medewerkers. Kan je dat nog niet, dan is het aan jou, de leidinggevende, om hier wat aan te doen. Net zoals een medewerker een opleiding of training moet volgen om aan te kunnen sluiten bij nieuwe werkmethodes of technieken, zo geldt dat ook voor de leidinggevende.
Het niet kunnen mag, zeker op termijn, nooit een excuus zijn om deze gesprekken
Samenvattend
Het niet houden van de (functionerings)gesprekken, omdat je niet weet hoe dit moet of omdat je je hier niet prettig bij voelt vanwege een gebrek aan kennis, mag nooit een excuus zijn om deze gesprekken niet te houden. Is dat wel het geval, zorg er dan voor dat je doormiddel van een training of een cursus leert, hoe je deze gesprekken moet houden.
Excuus 7: “De medewerker wil geen functioneringsgesprek”
Excuus nummer 7: “De medewerker wil of heeft geen behoefte aan een functioneringsgesprek”. Het door mij meest gehoorde excuus om geen (functionerings)gesprek te houden. De directie en/of de leidinggevende weet in deze gevallen, zonder de medewerker te raadplegen, of de medewerker wel of geen functioneringsgesprek wil. Maar is dit juist?
Juist dit excuus, dat ik door de jaren heen vaak gehoord heb, heeft mij ertoe doen besluiten om dit artikel te schrijven. Want tegenover elke directeur en/of leidinggevende die ik tegen kom, die aangeeft dat zijn/haar medewerkers geen functioneringsgesprek willen, staan minimaal 10 medewerkers die aangeven dat ze daar juist wel behoefte aan hebben. Natuurlijk zijn er medewerkers die deze behoefte niet hebben en het gesprek als overbodig ervaren, maar daar tegenover staan heel veel meer medewerkers die wel behoefte hebben aan zo’n gesprek. Ik kan dus, uit ervaring en met zekerheid zeggen, dat dit excuus een aanname is, die veruit in de meeste gevallen feitelijk onjuist is.
Die ene reden om wel het functioneringsgesprek te houden
Nu hebben we zeven excuses gehoord waarom het functioneringsgesprek niet gehouden hoeft te worden. Tegenover deze zeven excuses staat één hele belangrijke reden waarom je zo’n gesprek juist wel wil houden.
Wil je weten wat dat is, klik dan op de volgende link: “waarom wel een functioneringsgesprek“.