Het milieuhandboek (ISO 14001, CO2 prestatieladder)

Het milieuhandboek

Een milieuhandboek. Noodzakelijk om een ISO 14001, CO2 prestatieladder of bijvoorbeeld een FSC certificaat te behalen. Maar wat moet in een milieuhandboek staan, wat mag erin staan, hoe ontwikkel je een milieuhandboek, welke vormen heb je en wat kan een adviesbureau voor je betekenen bij de ontwikkeling, maar misschien nog wel belangrijker. Het invoeren van zo’n handboek met alle daarin opgenomen (nieuwe) afspraken voor de organisatie.

In dit artikel zal op deze vragen een antwoord gegeven worden. Blijven er vragen over, dan kan je natuurlijk altijd, geheel vrijblijvend, contact opnemen met een adviseur van cresco-consultancy.  Wil je in duidelijk taal lezen wat er precies geeist wordt in bijvoorbeeld de ISO 14001 norm. Lees dan het artikel: “Alle ISO 14001 eisen simpel uitgelegd op één A4’tje”

Echter, voordat we deze vragen gaan behandelen is meer duidelijkheid over een veelgebruikt, maar vaak niet goed begrepen term binnen certificatenland noodzakelijk. Het betreft de term: “managementsysteem”.

Wat is een managementsysteem nu eigenlijk? Meer specifiek: “Wat is een managementsysteem of milieumanagementsysteem en hoe verhoudt het milieuhandboek zich tot het managementsysteem.

Wat is een milieumanagementsysteem?

Een milieumanagementsysteem is niets anders dan een set van samenhangende afspraken op het gebied van milieu om bijvoorbeeld een ISO 14001 of CO2 Prestatieladder certificaat te behalen. Deze afspraken worden vastgelegd doormiddel van beschreven procedures, werkinstructies, formulieren etc. En deze afspraken hebben tot doel om het milieubeleid en de milieudoelstellingen van de organisatie vorm te geven en deze vervolgens ook te kunnen realiseren. Uiteindelijk is het uitgangspunt van een milieumanagementsysteem is het realiseren van continue verbetering op het gebied van milieuprestaties van de organisatie.

Waarom een milieuhandboek?

Waar het doel van het milieumanagementsysteem het realiseren van continue verbetering op het gebied van milieu is, is een milieuhandboek een van de middelen om dit doel te bereiken. Het milieuhandboek is het papieren en/of digitale handboek waarin alle beschreven procedures, werkinstructies, formulieren van het milieumanagementsysteem zijn opgenomen. Het is uiteindelijk niets anders dan een handboek waarmee je borgt, en objectief kan controleren dat de afspraken vanuit het milieumanagementsysteem worden nagekomen.

Wat voor soort milieuhandboeken heb je?

In onze ervaring heb je in de kern een tweetal verschillende milieuhandboeken. De eerste vorm is gebaseerd op de betreffende norm zelf. Dus gebaseerd op de ISO 14001-, de CO2 prestatieladdernorm of een andere milieunorm. De tweede vorm van het handboek is gebaseerd op een eigen structuur. Deze eigen structuur kan de organisatie zelf hebben ontwikkeld of deze structuur kan ontwikkeld zijn door een derde, zoals adviesbureau.

Hieronder zullen kort beide vormen van het milieuhandboek besproken worden. Hoe deze eruit kunnen zien en de voor- en nadelen van de verschillende handboeken.

Het milieuhandboek gebaseerd op de norm

Het uitgangspunt van een milieuhandboek gebaseerd op de norm heeft, zoals de naam al doet vermoeden, als uitgangspunt de norm. Dat houdt in dat het handboek de milieunorm volgt in haar hoofdstukindeling en nummering. In het handboek is dus een directe koppeling zichtbaar tussen de eis vanuit de norm en de invulling van deze eis door de organisatie.

Voorbeeld 1
Paragraaf 5.1.1  van de ISO 14001 norm eist: “De directie moet leiderschap en betrokkenheid tonen met betrekking tot het milieumanagementsysteem door te bewerkstelligen dat het milieubeleid en de milieudoelstellingen worden vastgesteld voor het milieumanagementsysteem

Een handboek gebaseerd op de ISO 14001 norm zelf, heeft, om aan deze eis invulling te geven, een paragraaf 5.1.1 waarin dit kwaliteitsbeleid is opgenomen of in is beschreven.

Op basis van dit voorbeeld zou je het standpunt kunnen verdedigen dat een milieuhandboek gebaseerd op de norm duidelijk, overzichtelijk en makkelijk is om mee te werken. De realiteit is echter genuanceerder. Een handboek gebaseerd op de norm heeft zeker voordelen, maar tevens ook nadelen die je mee moet wegen, wanneer je met de ontwikkeling van een milieuhandboek start.

Het milieuhandboek gebaseerd op een eigen ontwikkelde structuur

Wanneer je kiest voor een handboek gebaseerd op zelf ontwikkelde structuur of dat van een adviesbureau, houdt dat in dat het handboek de milieunorm niet volgt in haar hoofdstukindeling en nummering. In het handboek is er dus geen directe koppeling zichtbaar tussen de eis vanuit de norm en de invulling van deze eis door de organisatie. Terug naar voorbeelden.

Voorbeeld 1
Paragraaf 5.1.1  van de ISO 14001 norm eist: “De directie moet leiderschap en betrokkenheid tonen met betrekking tot het milieumanagementsysteem door te bewerkstelligen dat het milieubeleid en de milieudoelstellingen worden vastgesteld voor het milieumanagementsysteem

Bij een milieuhandboek gebaseerd op een eigen structuur is deze eis met betrekking tot beleid misschien opgenomen samen met nog aantal andere procedures en documenten die het beleid en de doelen van de organisatie betreffen. Ook zou in deze beleidsverklaring, naast het milieuaspect, ook het kwaliteitsaspect (ISO 9001) en het arbo-aspect (VCA) kunnen zijn meegenomen. Op deze manier heb je één document dat voldoet aan meerdere eisen uit verschillende normen met verschillende onderwerpen.

Dit is slechts één voorbeeld van hoe onderdelen van een milieuhandboek met een eigen structuur eruit kan zien. Deze vorm kan natuurlijk per organisatie en per adviesbureau verschillend zijn, maar wanneer deze structuur goed is overdacht, dan kan een eigen structuur een aantal grote voordelen met zich mee brengen ten opzichte van de normstructuur.

Je laten ondersteunen door een adviseur?

De meeste milieunormen, zoals de ISO 14001 & CO2 prestatieladder zijn niet het prettigst en makkelijkst om tot je te nemen. Je zal er echt tijd in moeten steken om deze normen je eigen te maken en te begrijpen wat er exact gevraagd wordt.

Dat niet alleen, je zal intern werkafspraken moeten invoeren, formulieren moeten ontwikkelen en deze in gebruik moeten nemen. Daarnaast dienen deze afspraken en formulieren te voldoen aan de eisen vanuit de milieunormen.

Dit is complex. En het is zonde wanneer je als organisatie heel veel tijd investeert in een handboek, in het invoeren van werkafspraken, het ontwikkelen van formulieren en deze bedrijfsbreed in gebruik nemen, om er dan achter te komen dat het niet werkt, efficiënter kan of toch niet voldoet aan de eisen vanuit de de betreffende milieunorm

Juist met dit gedeelte kan een adviesbureau, dat deze systemen al jaren ontwikkelt en invoert, u ondersteunen. Een goed adviesbureau ontwikkeld een handboek dat bij uw organisatie past, weet exact waar u wel aan moet voldoen, maar weet ook wat u misschien minder serieus kan nemen. Een goed adviesbureau weet ook de administratieve last voor u zo minimaal mogelijk te houden. Tot slot weet een goed adviesbureau ook het draagvlak voor het werken met een milieusysteem binnen uw organisatie te vergroten.

Het inschakelen van een adviesbureau is een investering, maar deze investering betaald zich bij het juiste adviesbureau dubbel en dwars terug in de jaren waarin je gecertificeerd zult zijn. Lees hierover ook meer in de interviewserie van cresco-consultancy.

Vragen over het milieucertificaten aan cresco-consultancy?

Heb je naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen over een certificeringstraject, of wil je in het algemeen meer weten over de certificeringen, neem dan geheel vrijblijvend contact op.